Việc thực hành tốt các thao tác chuẩn trong kiểm nghiệm vi sinh nhằm nâng cao tính hiệu quả của hệ thống các phòng kiểm nghiệm vi sinh trên cả hai mặt quản lý nghiệp vụ và quản lý kỹ thuật, kể cả khu vực quản lý nhà nước và doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính khách quan, trung thực và chính xác trong việc đánh giá chất lượng sản phẩm.
Chức năng của một phòng kiểm nghiệm là đánh giá một loại sản phẩm có đạt tiêu chuẩn chất lượng đã đăng ký hay không. Phòng kiểm nghiệm sẽ là một công cụ đắc lực cho công tác quản lý chất lượng nếu kết quả phân tích mẫu đáng tin cậy và kết luận về chất lượng của sản phẩm là chính xác. Muốn vậy công tác kiểm nghiệm phải được tiêu chuẩn hóa. Các thao tác chuẩn trong phòng kiểm nghiệm được soạn thảo với mục đích cung cấp cơ sở cho việc đánh giá các phòng kiểm nghiệm theo yêu cầu nói trên.
Viện nghiên cứu và phát triển sản phẩm thiên nhiên (IRDOP), bắt đầu triển khai áp dụng ISO 17025:2017 tại Viện từ năm 2015, đến tháng 02/2017 được Văn phòng công nhận chất lượng (BOA) công nhận Phòng thí nghiệm đạt tiêu chuẩn “ISO/IEC 17025:2017”.
1. Hệ thống chất lượng:
- Phòng kiểm nghiệm phải đề ra các quy định, mục tiêu, phương pháp và các hướng dẫn nhằm đảm bảo chất lượng của các kết quả phân tích. Các tài liệu này phải được phân phát tới từng nhân viên có liên quan, để hiểu và thi hành.
- Mỗi phòng kiểm nghiệm phải có một cuốn sổ tay chất lượng gồm có những mục sau:
Chương 01: Yêu cầu chung
Chương 02: Cơ cấu tổ chức
Chương 03: Nhân sự
Chương 04: Cơ sở vật chất và điều kiện môi trường
Chương 05: Thiết bị
Chương 06: Liên kết chuẩn đo lường
Chương 07: Sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp
Chương 08: Xem xét yêu cầu, đề nghị thầu và hợp đồng
Chương 09: Lựa chọn, kiểm tra, xác nhận giá trị sử dụng của phương pháp và đánh giá độ Không đảm bảo đo
Chương 10: Lấy mẫu
Chương 11: Quản lý mẫu thử nghiệm
Chương 12: Đảm bảo giá trị sử dụng của kết quả thử nghiệm
Chương 13: Báo cáo kết quả
Chương 14: Khiếu nại
Chương 15: Công việc không phù hợp
Chương 16: Kiểm soát tài liệu hồ sơ và quản lý thông tin
Chương 17: Kiểm soát hồ sơ
Chương 18: Giải quyết rủi ro và cơ hội
Chương 19: Hành động khắc phục và cải tiến
Chương 20: Đánh giá nội bộ
Chương 21: Xem xét của lãnh đạo
- Hệ thống chất lượng cần được đánh giá định kỳ và có hệ thống để đảm bảo duy trì tính hiệu quả cũng như áp dụng các biện pháp chấn chỉnh khi cần thiết. Kết quả của việc xem xét đánh giá và các biện pháp chấn chỉnh đã thực hiện phải được ghi chép lại trong hệ thống hồ sơ lưu trữ.
- Một cơ quan kiểm nghiệm hay một phòng kiểm nghiệm cần có một người làm công tác phụ trách chất lượng. Người này, ngoài bổn phận và trách nhiệm riêng của mình, phải có trách nhiệm và quyền hạn xác định nhằm đảm bảo hệ thống chất lượng được thi hành. Người phụ trách chất lượng phải có quyền thảo luận trực tiếp với cấp lãnh đạo cao nhất của phòng kiểm nghiệm về những quyết định có liên quan đến chính sách chất lượng.
1. Nhân sự:
- Phòng kiểm nghiệm phải có đủ nhân viên được đào tạo thích hợp, có chuyên môn và kinh nghiệm để hoàn thành công việc được giao. Các nhân viên cần được quán triệt tầm quan trọng của công tác kiểm nghiệm và không được làm thêm những công việc có mâu thuẫn với công tác kiểm nghiệm.
- Yêu cầu trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên kỹ thuật: Kiểm nghiệm viên phải có bằng đại học hoặc sau đại học thuộc một ngành chuyên môn thích hợp như dược, hóa phân tích, sinh vật, vi sinh vật...
2. Cơ sở vật chất và điều kiện môi trường
- Bố trí mặt bằng PTN vi sinh phải phân biệt nơi nhận và lưu mẫu, nơi rửa và vô trùng, nơi chuẩn bị môi trường nuôi cấy và khu vực thử nghiệm, nơi lưu giữ giống chuẩn, các hóa chất độc hại, thao tác với nguồn sinh vật gây bệnh, nơi đọc kết quả, khử trùng môi trường nuôi cấy đã nhiễm, hủy mẫu nhiễm (nên thực hiện trong phòng riêng biệt sử dụng thiết bị khử trùng thích hợp). Việc phân chia và xác định các khu vực cho từng công việc thử nghiệm phải kiểm soát được khả năng nhiễm chéo.
- Môi trường tiến hành các thử nghiệm phải đảm bảo không làm sai lệch các kết quả hoặc gây ảnh hưởng đến độ chính xác của các phép đo (các phòng được kiểm soát và theo dõi điều kiện môi trường 2 lần/ngày: nhiệt độ ≤ 30oC, độ ẩm ≤ 75%). Phòng kiểm nghiệm phải được bảo vệ tránh các ảnh hưởng quá mức của nhiệt độ (có máy điều hòa nhiệt độ), độ ẩm (có máy hút ẩm), bụi bặm, tiếng ồn, các rung động và các nhiễu điện từ.
- Việc đi lại của nhân viên và sử dụng phòng kiểm nghiệm phải được kiểm soát và giới hạn theo đúng mục đích và điều kiện quy định (Phòng vi sinh phải tuân theo nguyên tắc 1 chiều, các phòng đều có Nội quy phòng thử nghiệm). Phải có biện pháp thích hợp giữ cho phòng kiểm nghiệm luôn sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp.
- Các khu vực nuôi cấy và thử nghiệm phải được kiểm tra không khí và bề mặt ít nhất 1 tuần/lần nếu có hoạt động thử nghiệm.
- Các môi trường sau khi nuôi cấy phải được hấp tiệt trùng trước khi thải.
- Khi thao tác trên các giống chứng dương nguy cơ gây bệnh cao hoặc khi thử nghiệm phát hiện các tác nhân gây bệnh có nguy cơ lây nhiễm cao thì PTN phải có biện pháp xử lý lây nhiễm và thông báo cho các cơ quan có chức năng theo qui định hiện hành để tránh lây nhiễm dịch bệnh cho cộng đồng.
- Khi sử dụng điều hòa nhiệt độ hoặc hệ thống cấp khí sạch, màng lọc cần được kiểm tra và thay thế phù hợp với loại hình công việc sẽ thực hiện.
- Phòng thử nghiệm cần tuân thủ qui định của pháp luật hiện hành về xử lý chất thải.
Viện nghiên cứu và phát triển các sản phẩm thiên nhiên (IRDOP) tự hào là đơn vị có phòng xét nghiệm vi sinh được xây dựng, thẩm định và được chứng nhận là phòng xét nghiệm an toàn sinh học cấp II
1. Thiết bị
- Phòng kiểm nghiệm phải được trang bị các máy móc, dụng cụ thích hợp cho việc lấy mẫu, phân tích, hiệu chỉnh và xử lý dữ liệu. Các thiết bị phân tích phải phù hợp với phương pháp kiểm nghiệm và phải đáp ứng được yêu cầu kiểm tra chất lượng của đơn vị.
- Thiết bị phân tích phải được thiết kế, cấu tạo, điều chỉnh và bảo trì cho phù hợp với các thao tác được thực hiện trên thiết bị đó. Thiết kế và cấu tạo của thiết bị phải cho phép giảm thiểu tối đa sai số, cho phép việc làm vệ sinh cũng như bảo trì được dễ dàng.
- Các thiết bị phân tích tự động và phần mềm kèm theo phải cho kết quả chính xác như yêu cầu và phải đáp ứng được các tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan đến thử nghiệm. Các thiết bị này phải được hiệu chỉnh định kỳ để đảm bảo kết quả phân tích không mắc sai số.
- Phải có bản hướng dẫn sử dụng các thiết bị phân tích, trong đó nêu rõ các thao tác căn bản. Bản hướng dẫn này phải được đặt gần thiết bị để người sử dụng tiện tham khảo.
2. Hoá chất
- Thuốc thử là những hóa chất, dung môi hay dung dịch chuẩn độ dùng để tiến hành các thử nghiệm định tính và định lượng, thử tinh khiết... vì vậy thuốc thử phải có chất lượng phù hợp để kết quả phân tích được chắc chắn và có độ tin cậy cao.
- Thuốc thử phải được mua từ các nhà sản xuất hay các nhà phân phối có uy tín (phần lớn hóa chất, thuốc thử của Trung tâm được mua của hãng Merck (Đức)), tốt nhất là ở dạng đóng gói nhỏ, thích hợp để sử dụng trong phòng kiểm nghiệm.
- Một số thuốc thử có tính chất độc hại hoặc dễ cháy nổ phải được sử dụng và bảo quản theo một quy chế đặc biệt để đảm bảo an toàn.
- Việc pha chế thuốc thử phải được giao cho người có trình độ thích hợp, và phải theo các quy trình đã được mô tả trong dược điển hoặc các tài liệu chính thức khác.
- PTN có sổ sách để kiểm soát việc tiếp nhận, kiểm tra, sử dụng, bảo quản và thanh lý các hóa chất, thuốc thử.
3. Lựa chọn phương pháp
- PTN áp dụng các phương pháp thử theo tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế, hiệp hội khoa học được chấp nhận rộng rãi trên thế giới như TCVN, ASTM, APHA, ISO, AOAC, ISTA…
- Việc chọn phương pháp phân tích phụ thuộc vào đặc thù của mỗi phòng kiểm nghiệm. Ngoại trừ các phương pháp đã được quy định trong các Dược điển chính thức, các phương pháp phân tích khác phải được thẩm định về độ tin cậy và tính chính xác trước khi đưa vào áp dụng chính thức trong phòng kiểm nghiệm. Nếu một phương pháp phân tích được chọn để thay thế một phương pháp có sẵn trong Dược điển, phải chứng minh được phương pháp này là tương đương hoặc ưu việt hơn phương pháp trong Dược điển và phải được Viện Kiểm nghiệm hoặc Phân Viện kiểm nghiệm chấp nhận bằng văn bản.
4. Lấy mẫu
- Lấy mẫu là công đoạn nhằm chọn ra một phần của nguyên liệu hay thành phẩm để kiểm nghiệm. Để có kết luận chắc chắn về chất lượng của nguyên liệu hay thành phẩm muốn kiểm tra, việc lấy mẫu phải được tiến hành một cách khoa học và đúng kỹ thuật.
- Nơi lấy mẫu là nơi sản xuất, bảo quản hay lưu thông phân phối sản phẩm. Vị trí lấy mẫu phải sạch, môi trường xung quanh không được gây nhiễm bẩn vào mẫu hoặc tác động làm thay đổi tính chất của mẫu như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng... đồng thời không để mẫu tác động tới môi trường, nhất là trường hợp mẫu là các sản phẩm bay hơi độc hại.
- Người lấy mẫu phải là cán bộ có hiểu biết về phân tích hoặc kiểm nghiệm thuốc, nắm được các văn bản pháp quy về quản lý chất lượng thuốc, các thủ tục pháp lý và các thao tác kỹ thuật lấy mẫu.
- Thao tác lấy mẫu phải thận trọng, tỉ mỉ, tránh gây nhiễm. Chú ý quan sát các tình trạng bất thường, các dấu hiệu hư hỏng của sản phẩm. Tất cả các quan sát này đều phải được ghi lại trong biên bản lấy mẫu.
- Phương thức lấy mẫu: người lấy mẫu phải tự tay lấy mẫu, ghi nhãn, làm biên bản, đóng gói, niêm phong và bảo quản mẫu.
- Số lượng mẫu lấy phải đủ để lặp lại các thử nghiệm (ít nhất 3 lần thử) và để lưu mẫu.
- Dụng cụ chứa mẫu phải phù hợp yêu cầu của phương pháp lấy mẫu hoặc phương pháp thử, phải được kiểm tra để đảm bảo không ảnh hưởng đến mẫu thử (không bị rò rỉ, không thấm nước, biến chất hoặc nhiễm bẩn v.v. khi vận chuyển và lưu giữ). PTN phải ghi điều kiện bảo quản vào hồ sơ lấy mẫu nếu phương pháp lấy mẫu, phương pháp thử yêu cầu.
- PTN phải đảm bảo điều kiện bảo quản theo yêu cầu của ISO 7218 (TCVN 6404) cho các mẫu thực phẩm và thức ăn chăn nuôi sau đây:
+ Sản phẩm khô bảo quản ở nhiệt độ phòng nhưng cần phân tích càng sớm càng tốt trước khi hết hạn bảo quản;
+ Sản phẩm tươi và sản phẩm giữ lạnh: thử nghiệm trong vòng 24 giờ sau khi tiếp nhận (nếu cần bảo quản mẫu lâu hơn, cần làm lạnh sâu mẫu càng sớm càng tốt ở nhiệt độ dưới – 18 0C và ghi vào trong báo cáo kết quả);
+ Sản phẩm tiệt trùng và sản phẩm tương tự: thử càng sớm càng tốt trước khi hết hạn bảo quản.
7. Thử nghiệm và đánh giá kết quả:
7.1. Thử nghiệm:
- Việc kiểm nghiệm mẫu phải được tiến hành càng sớm càng tốt kể từ khi hoàn tất việc ghi chép ban đầu (số đăng ký, tên mẫu thử nghiệm...) để đảm bảo mẫu không bị biến đổi chất lượng so với thời điểm lấy mẫu. Nếu không thể kiểm nghiệm ngay được, cán bộ kiểm nghiệm phải ghi chú trong hồ sơ kiểm nghiệm và tạm cất mẫu trong tủ có khóa, đảm bảo đúng điều kiện bảo quản quy định về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng...
- Thử nghiệm được tiến hành dựa trên các quy trình có sẵn trong các chuyên luận của Dược điển hay tiêu chuẩn cơ sở. Trước khi tiến hành phải tính toán các bước thử thích hợp để tiết kiệm mẫu, tránh tình trạng làm hết mẫu mà không kết luận được.
- Khi kết quả thu được rõ ràng, tin cậy: Luôn luôn phải lặp lại thử nghiệm ít nhất hai lần và lấy giá trị trung bình .
- Khi kết quả thu được không rõ ràng hoặc khi sai lệch giữa những lần lặp lại thử nghiệm vượt ra ngoài giới hạn cho phép:
a) Ít nhất phải lặp lại thử nghiệm 02 lần nữa và do một kiểm nghiệm viên khác tiến hành.
b) Nếu kết quả cho bởi 2 kiểm nghiệm viên không trùng khớp đối với cùng một mẫu thì phải tìm hiểu nguyên nhân, có thể do thao tác của kiểm nghiệm viên chưa thành thạo, thuốc thử hỏng, chất đối chiếu hỏng hoặc do thiết bị gây sai số, độ ẩm cao... Nếu xem xét thấy không phải vì các lý do trên thì kết quả trung bình của mỗi kiểm nghiệm viên được ghi riêng vào phiếu.
- Mọi dữ liệu liên quan đến việc kiểm nghiệm mẫu đều phải được ghi vào hoặc kèm với hồ sơ kiểm nghiệm .
- PTN thực hiện thanh lý mẫu cần tuân thủ các qui định pháp luật hiện hành cho đối tượng mẫu cụ thể.
7.2. Đánh giá kết quả phân tích:
- Khi đã hoàn thành các thử nghiệm, kiểm nghiệm viên phải đối chiếu kết quả thu được với các chỉ tiêu trong tiêu chuẩn quy định. Nếu kết quả kiểm nghiệm phù hợp với các yêu cầu của chỉ tiêu hay mức chất lượng trong tiêu chuẩn thì ghi kết luận đạt. Chỉ khi tất cả các chỉ tiêu đều đạt thì mẫu mới được kết luận là đạt phẩm chất theo tiêu chuẩn quy định.
- Nếu có sự khác biệt giữa kết quả thu được và mức chỉ tiêu hay mức chất lượng trong tiêu chuẩn quy định thì mẫu sẽ được làm lại bởi một kiểm nghiệm viên khác hay bởi trưởng đơn vị.
+ Nếu kết quả kiểm nghiệm lần thứ 2 phù hợp với lần đầu thì kết quả đó được ghi vào phiếu và chuyển đến thủ trưởng đơn vị quyết định và ghi kết luận.
+ Trường hợp mẫu không đạt hoặc kết quả phân tích không lặp lại, thủ trưởng đơn vị (hay trưởng phòng kiểm nghiệm của doanh nghiệp) là người có thẩm quyền đưa ra kết luận sau cùng.
- Trong trường hợp phòng kiểm nghiệm có nhiều đơn vị cùng tham gia kiểm mẫu, nên để đơn vị kiểm nghiệm chính đánh giá kết quả một cách tổng thể…
- Phòng kiểm nghiệm phải thực hiện đảm bảo giá trị sử dụng của kết quả thử nghiệm thường xuyên với tần suất tùy thuộc vào phương pháp thử, tần suất và kỹ thuật thử nghiệm nhưng phải đảm bảo ít nhất 1 năm/lần cho tất cả các chỉ tiêu được công nhận. Hồ sơ giá trị sử dụng kết quả phải được lưu đầy đủ và sẵn sàng trình bày trong quá trình đánh giá
- Kiểm tra chất lượng nội bộ: phòng kiểm nghiệm phải có một chương trình kiểm tra định kỳ để đảm bảo mọi sự thay đổi (ví dụ giữa các phân tích viên và giữa thiết bị hoặc các vật liệu v.v.) đều được kiểm soát.
9. Hồ sơ và tài liệu:
- Hồ sơ kiểm nghiệm gồm có:
+ Sổ tay kiểm nghiệm viên
+ Hồ sơ phân tích
+ Phiếu kiểm nghiệm, Phiếu phân tích.
- Sổ tay kiểm nghiệm viên ghi lại các kết quả, các tính toán, số liệu và nhận xét có liên quan đến việc phân tích một mẫu. Sổ phải được đánh số trang và không được dùng bút chì để ghi chép, không được tẩy xoá, viết đè.
- Hồ sơ phân tích phải có đầy đủ những thông tin về mẫu, phương pháp thử và kết quả phân tích.
- Hồ sơ kiểm nghiệm phải được lưu lại trong suốt thời hạn sử dụng của thuốc và theo các quy định hiện hành về lưu trữ hồ sơ tài liệu. Khi hết thời hạn lưu phải làm thủ tục hủy theo đúng quy định.
v Kết luận
Với đầy đủ các hệ thống thiết bị theo yêu cầu, các quy trình thao tác chuẩn theo hướng dẫn ISO/IEC 17025-2017 và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm. Các mẫu kiểm nghiệm vi sinh tại phòng an toàn sinh học cấp II của Viện nghiên cứu và phát triển sản phẩm thiên nhiên (IRDOP) được tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình thao tác chuẩn, đảm bảo độ chính xác và an toàn của các nghiên cứu và thử nghiệm vi sinh.
v Tài liệu tham khảo:
1. AGL 04- BOA: Yêu cầu bổ sung để công nhận các phòng thử nghiệm lĩnh vực sinh.
2. Thông tư 04/2018/TT-BYT “ Thực hành tốt phòng thí nghiệm”.
3. Thông tư 07/2012/TT-BYT - Danh mục vi sinh vật gây bệnh truyền nhiễm theo nhóm nguy cơ và cấp độ an toàn sinh học phù hợp kỹ thuật xét nghiệm.
4. Nghị định 92/2010/NĐ-CP - Quy định chi tiết thi hành Luật Phòng, chống bệnh truyền nhiễm về bảo đảm an toàn sinh học tại phòng xét nghiệm.
5. 03/2007/QH12 - Luật Phòng, chống bệnh truyền nhiễm
6. Thông tư 25/2012/TT-BYT - Ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về thực hành và an toàn sinh học tại phòng xét nghiệm
7. Cẩm nang An toàn sinh học phòng xét nghiệm (WHO), 2004.